DESCRIZIONE
Oggi l’Archivio risulta diviso in 11 serie, alcune delle quali contengono documentazione relativa alla Amministrazione della Confraternita:
"Decreti e Congregazioni" (11 unità archivistiche, 1690-1974). La serie riguarda le Congregazioni tenute dai fratelli del Gonfalone di Viterbo per discutere degli interessi e dei problemi della confraternita e i Decreti emanati a seguito delle congregazioni. I Libri dei Decreti cominciano dal 1690 mentre i Libri delle Congregazioni partono dal 1730. Dal 1811 al 1974 Congregazioni e Decreti sono annotati in registri comuni .
La Serie presenta una consistenza cronologica abbastanza completa: tra le Congregazioni mancano gli anni 1782-1802 (un fascicolo relativo alle registrazioni degli anni 1869-1881 è conservato nella serie Amministrazione e documentazione varia), per i Decreti mancano gli anni 1746-1780.
"Fratelli e sorelle" (23 unità archivistiche, 1625-1955). Tra la documentazione più antica sono anche le carte che costituiscono la serie "Fratelli e Sorelle" e che riguardano gli ufficiali della confraternita, ma anche gli associati e i chierici ad essa collegati: la Congregazione dei Dodici, i Maestri, i Guardiani, il Montista, il Sacrestano, il Camerlengo, i Rivenditori dei beni, il Segretario e gli Inservienti, ma anche i Novizi e i Fratelli della Compagnia ai quali si uniscono carte riguardanti il Decano, i Sacrestani minori e i Cantori salariati.
"Amministrazione e documentazione varia" (18 unità archivistiche, 1842-1952). La serie contiene carte riguardanti l’aministrazione della Confraternita tra cui Statuti e Atti presentati al Comune e alla Sottoprefettura di Viterbo sullo Statuto organico della Compagnia (1869, 1901-1908), Verbali delle congregazioni (1869-1881) e notizie statistiche e finanziarie sulla Associazione.
Per la gestione amministrativo-contabile della Confraternita la serie contiene notizie finanziarie e carte relative a Leggi sui depositi di fondi; non mancano istrumenti, legati, affrancazioni, liquidazioni, censi e canoni sui beni della Compagnia e carte relative a spese per la rinnovazione dello stendardo della stessa Confraternita.
Tra la corrispondenza la serie contiene circolari ai parroci rettori delle chiese e delle abbazie, ecc. avvisi della Sottoprefettura di Viterbo e del Segretariato del Popolo, inviti sacri, notificazioni, moduli e cataloghi a stampa.
Non mancano infine Inventari dei mobili, utensili e arredi sacri (1872-1908); inventari dei beni immobili, elenchi dei canoni e dei censi della Compagnia (1842-1908).
La sezione relativa alla contabilità si divide nelle seguenti serie:
"Entrate e uscite" (60 unità archivistiche, 1593-1935) La serie è costituita di registri e fascicoli contenenti documentazione relativa alle entrate e uscite della Confraternita, polize, conti finanziari e bilanci preventivi e le misure del peso stabilite dalla Confraternita.
Beni di proprietà della Confraternita: censi, canoni, affitti (125 unità archivistiche, 1609-1961), registri e fascicoli contenenti i "Ricordi dei beni della Confraternita" (1609-1632), "Libri Mastri" (2 registri datati 1708-1721 e 1807-1843), elenchi dei beni (1 registro datato 1770-1829), documentazione relativa a canoni urbani e canoni rustici, affrancazioni, censi, picognizioni, carte relative ad attività di reinvestimento di capitali, concessioni di enfiteusi, prestiti, elenchi di titoli di rendita pubblica e di depositi fruttiferi, istrumenti e ipoteche dei beni di proprietà della Confraternita, lavori eseguiti sulla chiesa di residenza della Confraternita e su beni di sua proprietà.
"Sindacati e Catasti" (4 registri, 1672-1888). La serie contiene partite arretrate e partite correnti, censi, livelli e obblighi annui spettanti alla Confraternita (3 registri, 1708-1888; con una lacuna per gli anni compresi tra il 1767 ed il 1829). Della serie fa parte anche un catasto datato 1672-1673.
"Contabilità" (339 unità archivistiche, 1838-1952) comprende cedole di sussidio dotale (1881-1898), ricevute e mandati di pagamento (1838-1952) effettuati dalla Confraternita per il pagamento degli ufficiali, spese di culto, beneficienza, spese ordinarie, tasse, etc.
La sezione relativa alla liturgia si divide in:
"Messe e Funzioni religiose" (29 unità archivistiche, 1595-1925). La serie contiene: obblighi di messe e richieste di remissione degli obblighi di messe; elenchi dei giorni per la benedizione del popolo con l'eucarestia .
Tra i fascicoli si contano anche documenti emanati dal Circolo di S. Rosa che comprendono: circolari sulle litanie lauretane; documentazione relativa alle litanie in onore di S. Rosa ; di S. Maria Liberatrice (incoronazione); di Leone XIII (incoronazione); di Pio X (elezione); dei SS. Valentino e Ilario (anniversario). Inviti per l'illuminazione delle abitazioni e norme sull'illuminazione in occasione della festività dell'Assunzione di Maria SS.ma.; orari delle messe nella festa di S. Giovanni e nel Giovedì Santo; santini; ma anche risposte ai quesiti della S. Visita ed oOrdini del vescovo di presentare tutti il libri di messe della confraternita.
Un faldone contiene documentazione relativa alle processioni in S. Marco, a Pianoscarano, a S. Faustino, a S. Francesco di Paola alle Fortezze, processioni nella 3° domenica di ogni mese in Cattedrale, processioni per il Corpus Domini a S. Barbara, fascicolo intitolato "Congresso Eucaristico" contenente: regole sulla processione eucaristica e sulla liturgia, inviti alle processioni e al pellegrinaggio alla Madonna della Quercia.
Carte relative agli estremi onore riguardano il "Funere per il Sommo Pontefice Pio X" (manifesto e invito); il "Funere Cristofori" (inviti); lapidi e funerali per i fratelli e figli dei fratelli del Gonfalone morti negli anni di guerra 1915-1918 (manifesti, ricevute, articoli di giornale, disegni per la lapide); note delle offerte dei fratelli per porre nella chiesa una lapide in ricordo dei confratelli morti nella guerra 1914-1918; "Funere per le vittime del terremoto della Calabria e della Sicilia"; "Funere per i soldati morti in Libia".
La serie comprende anche pochi numeri della rivista "La Vedetta del Cimino", mentre nella serie "Amministrazione e documentazione varia" sono conservati alcuni numeri del “Bollettino Diocesano” (…).
Per quel che riguarda l’amministrazione delle cappellanie e dei benefici: nomine del cappellano, dimissioni del cappellano, istanze, domande, richieste di trasferimenti ad altre chiese, estratti dei verbali delle Congregazioni dei dodici, un fascicolo intitolato "Cappellani di solo titolo" contenente documenti di nomina di cappellani.
Sulla beneficenza l’Archivio comprende le seguenti serie:
"Beneficenza" (5 unità archivistiche, 1876-1918). La serie contiene documentazione riguardante ricoverati e sussidi vari; carte relative alla erogazione dei beni patrimoniali a beneficio delle opere pie; elenchi dei fratelli; versamento dei contributi annui al Ricovero di mendicità, circolari ed ammissioni all’Orfanotrofio della Divina Provvidenza, alla Congregazione di Carità, statuto organico dell'Ospizio degli Orfani, regolamenti per le nomine di orfani nell'Ospizio della Divina Provvidenza, contributi per gli inabili al lavoro, mantenimento di indigenti inabili al lavoro, elenchi delle confraternite che si occupano di beneficenza e assistenza ai poveri (1901) carte relative alla trasformazioni di enti morali, concorsi, corrispondenza.
"Doti" (17 registri, 1569-1934). La serie contiene carte relative alle doti che ogni anno venivano concesse alle ragazze povere viterbesi, ma anche inventari dei beni e dei fondi dotali, avvisi per le processioni, elenchi di zitelle, istanze, decisioni della IV sessione del Consiglio di Stato contro il concentramento nella Congregazione di Carità dell'Opera Pia Dotale Buzzi + Padoni, Scatizza, Liberati amministrata dall'Arciconfraternita del Gonfalone in Viterbo.
Infine il controllovescovile sulla Confraternita è testimoniato dalla serie:
"Sacre visite" (5 unità archivistiche, 1827-1942). La serie contiene: quesiti e risposte ai quesiti per la Sacra visita del Card. Pianetti (1827), stati patrimoniali, stato attivo e passivo della Confraternita (1827, 1854, 1866, 1915); decreti della Sacra visita del 1827; lettera pastorale per la Sacra visita del 1881; documenti relativi alla Sacra visita del 1908; relazione per la Sacra visita dell'anno 1915; inventario eseguito nell'anno 1942; lettere, quesiti, inventari, corrispondenza, etc.