Il progetto dedicato agli archivi storici ecclesiastici è maturato nell’ambito dell’Intesa tra CEI e MiBACT del 18 aprile 2000, riguardante la conservazione e la consultazione degli archivi d’interesse storico e delle biblioteche degli enti e istituzioni ecclesiastiche.
Nel marzo 2015 questa intesa ha trovato nuovo impulso con la Convenzione per il dialogo tra il Sistema Archivistico Nazionale (SAN) - di cui l’Istituto Centrale per gli Archivi (ICAR) del MiBACT è il responsabile della gestione, manutenzione e sviluppo - e BeWeB, portale gestito dall’Ufficio Nazionale per i beni culturali ecclesiastici e l'edilizia di culto della CEI.
BeWeB, oltre a presentare gli inventari prodotti nell’ambito del progetto CEI-Ar e garantire una fruizione più ampia dei materiali, metterà man mano a disposizione altri servizi dedicati all’archivio.
A chi è rivolto?
Il progetto è rivolto a tutte le diocesi e agli altri enti di proprietà ecclesiastica (istituti di vita consacrata, società di vita apostolica, ecc.) che intendano realizzare interventi di riordino e inventariazione dei propri archivi e dispongano di personale specializzato per realizzarli.
Perché aderire al progetto?
L’inventario informatizzato costituisce il presupposto indispensabile per la consultazione di ogni archivio.
L'intervento sugli archivi di proprietà ecclesiastica intende contribuire alla fruizione, consultazione e valorizzazione del patrimonio documentario, nonché alla conservazione e tutela dei materiali d’archivio in modo uniforme in tutte le diocesi italiane, in collaborazione con il MiBACT.
Inoltre, l’inventario degli archivi diocesani e in generale degli archivi ecclesiastici rappresenta uno strumento fondamentale di azione pastorale per la diocesi e per ciascun ente religioso.
Quali sono i costi?
I costi, per gli archivi di proprietà ecclesiastica aderenti al progetto, sono in parte sostenuti dall’Ufficio Nazionale per i beni culturali ecclesiastici e l’edilizia di culto (BCE), che mette gratuitamente a disposizione diversi servizi volti alla migliore gestione e organizzazione del patrimonio archivistico. In particolare l’Ufficio BCE:
- distribuisce il sistema online CEI-Ar TS, software per il riordino e la descrizione archivistica (garantendone gli aggiornamenti e le implementazioni)
- provvede alla realizzazione di corsi di formazione per l’uso del software CEI-Ar TS
- predispone servizi di coordinamento, consulenza, e assistenza specialistica (sia sui contenuti che tecnico-informatica) agli archivisti e ai responsabili degli istituti, tramite:
- call center con numero ad addebito ripartito 848-580167
- e-mail dedicata al progetto: ceiar@chiesacattolica.it
- servizio di teleassistenza (supporto tecnico da remoto)
- area forum in cui sono raccolti dispense e documenti di supporto
- consente agli archivi di pubblicare il risultato del proprio lavoro online sul portale BeWeB, offrendo visibilità all’archivio e facilitando così la fruizione da parte di un vasto pubblico.
Il software CEI-Ar TS
Attualmente il software CEI-Ar viene distribuito nella versione del sistema online Terminal Server (CEI-Ar TS), con la conseguente immediata possibilità per gli archivi di pubblicare sul portale BeWeB - Beni ecclesiastici in web le banche dati realizzate, integrate con la scheda anagrafica dell’istituto culturale (soggetto conservatore) censita nell’Anagrafe degli istituti culturali ecclesiastici (AICE).
Il sistema Cei-Ar TS è un servizio erogato online che ha come prerequisito essenziale la presenza di un collegamento a internet stabile.
I vantaggi del sistema online CEI-Ar TS sono:
- l’assoluta sicurezza per la conservazione e manutenzione della banca dati dell’archivio (azzeramento attività di installazione e aggiornamento del software così come delle attività di backup dei dati)
- la possibilità di accedere in tutta sicurezza da postazioni esterne alla curia/archivio
- la partecipazione alla banca dati unica nazionale degli archivi ecclesiastici, che fornisce nuove potenzialità di trattamento dei dati attraverso una gestione centralizzata (ad esempio, il sistema partecipato di gestione authority files)
- la possibilità di dare il consenso per dare ulteriore visibilità alla documentazione conservata in archivio, partecipando al portale BeWeb – Beni ecclesiastici sul web e conservando sempre la proprietà e la disponibilità dei propri dati.
CEI-Ar TS permette una dettagliata descrizione multilivello, strutturata con diverse tipologie di scheda (complesso di fondi, fondo, aggregazione logica e unità archivistica), e garantisce un’adeguata rappresentazione dei legami intrinseci tra i documenti attraverso l’utilizzo della classica struttura informativa ad albero.
Caratteristica peculiare del software è quella di permettere la descrizione del materiale attraverso più rappresentazioni, in modo tale da poter confrontare più interventi archivistici succedutisi nel tempo sulle carte.
Alle schede di descrizione archivistica è possibile inoltre collegare le relative immagini, frutto di un’eventuale attività di digitalizzazione sul patrimonio.
CEI-Ar TS consente la rilevazione di voci d’indice, che andranno uniformate agli standard per la descrizione di record d’autorità, attraverso la compilazione di schede entità Persona, Famiglia, Ente.
CEI-Ar TS rispetta gli standard internazionali di descrizione archivistica: ISAD (G) - International Standard Archival Description (General) per la descrizione archivistica e ISAAR (CPF) - International Standard Archival Authority Records (Corporate, Bodies, Persons, Families) per la creazione di record d’autorità. Oltre ai più comuni formati di esportazione, dispone anche di esportazione compatibile con il Sistema unificato informativo delle soprintendenze archivistiche (SIUSA), oltre a permettere la generazione di file XML basati sugli standard EAD (Encoded Archival Description) e EAC-CPF (Encoded Archival Context - Corporate Bodies, Persons, and Families).